Preparación para un Sprint

Todos tenemos la capacidad de imaginar o inventar algo nuevo, pero pocos lo hacemos abordando un proceso ordenado
— Diana Pottecher emprendeaconciencia.com

Un reto es la concreción de un problema para una organización en una sentencia que permita trabajar sobre él. Un reto se suele resumir en una descripción breve de los hechos que conforman la realidad y que suponen un problema a cambiar. Sprint propone un modo de 1) valorar este cambio antes de dedicar una excesiva cantidad de tiempo y/o recursos para hacerlo, 2) descubrir la mejor forma de hacer el cambio aprendiendo a lo largo del proceso.

Pero como siempre hay un precio que pagar, al abordar Sprint se requiere de foco. Y es que el esfuerzo creativo necesario para resolver grandes problemas implica períodos de concentración sin sufrir interrupciones tales como responder llamadas, emails o consultar el móvil. Abordar un Sprint exige la dedicación y concentración de todo el equipo que participa.

 
 

La propuesta de trabajo Sprint está orientada a poner foco en lo que haces

El tiempo

Sprint propone un total de seis horas de trabajo al día, ni una más, incluidos dos descansos cortos cada jornada y un tiempo para comer de una hora (como los españoles :)). Pero eso sí, seis horas en las que todo el equipo está profundamente centrado en el objetivo, seis horas donde toda vuestra energía está puesta en el trabajo concreto de la jornada. Y por ello, el equipo se reúne para trabajar en una sala amplia desde las 10 de la mañana hasta las 5 de la tarde, donde no se permiten ni móviles, ni tabletas, ni ordenadores y únicamente se trabaja con pizarras, hojas de papel, post-its y rotuladores. ¿Te parece anticuado? Pues no lo es.

Comer azúcar en exceso y abusar de los estimulantes como el café o el té hacen que el equipo esté aletargado.

Los descansos han de ser cortos, en torno a 10 minutos, y realizarse cada hora u hora y media, que es el tiempo promedio durante el cual el cerebro puede estar centrado en una sola cosa. Se han de proporcionar snacks sanos[1] durante los descansos, para evitar grandes comilonas en la comida.

Para comer se recomienda salir de la oficina, cambiar de espacio y tomar el aire fresco. La comida ha de ser frugal, para facilitar la actividad de la tarde. Además, es aconsejable evitar la hora de mayor afluencia en cafeterías y restaurantes, yendo a comer a la una de la tarde, de forma que se pueda dividir la jornada en 3 y 3 horas: de 10 a 1 y de 2 a 5.

[1] Los snacks sanos son aquellos carbohidratos con un índice glucémico bajo que permiten que la glucosa se libere lentamente en la sangre, como fruta, granos integrales, frutos secos y otros alimentos que ayudan al cerebro a mantenerse activo y fresco.


El equipo

Uno de los requisitos más difíciles de cumplir durante la ejecución de un Sprint es la dedicación del equipo. Un Sprint ocupa una semana completa, full time. El tamaño ideal del equipo es de siete personas, o menos. Pero la condición más importante es que estén motivadas para participar en algo así, dado que les va a ocupar todo el tiempo.

Cuando tienes el equipo adecuado, las soluciones más inesperadas ocurren

 Además, el equipo perfecto para abordar un sprint es el formado por los siguientes perfiles:

  1. Decisor: alguien que tiene la visión, comprende el problema vinculado con el reto en profundidad, y es capaz de tomar decisiones a tiempo. Suele ser por ejemplo el CEO, jefe de producto o jefe de diseño de la empresa. Lo ideal es que se implique al máximo durante toda la semana, pero si no es posible, al menos que esté durante el lunes (en el que compartirá su visión del problema a resolver), el miércoles (durante el cual se toma la decisión de qué idea se testa) y el viernes (en el que comprobará cómo los clientes reaccionan ante el prototipo). Además, si no está presente durante todo el proceso, es ideal que delegue en alguien de confianza el resto del tiempo. ¡Ojo! Si no tienes su implicación, sencillamente no te arriesgues a abordar el Sprint
  2. Los “Sprinters” o Ejecutores: son las personas que llevan a cabo la implementación del prototipo, tales como el CTO, los ingenieros, diseñadores o jefes de producto de la startup o proyecto del área de la empresa que quiere resolver el reto. Es decir, son quienes trabajan con el problema directamente.
  3. Los Expertos: se trata de diferentes perfiles de expertos que disponen de un conocimiento relevante asociado con el problema. Pueden ser especialistas en el sector o la industria, aunque no estén implicados en la operativa directamente relacionada con el reto que se trata, como puede ser el CFO, CMO, Community Manager, investigadores de mercado, equipo de ventas o de atención al cliente. Pueden ser personas externas a la empresa, pero que aporten valor a la problemática que se quiera trabajar, siempre y cuando se garantice la confidencialidad del Sprint.
  4. El Facilitador: Se trata de alguien que conduce el proceso, controla los tiempos, comunica bien y mantiene una actitud imparcial hacia las decisiones que se toman durante la semana. No es buena idea mezclar este rol con el de Decisor; es recomendable que el facilitador sea ajeno a la empresa, es decir, que se contrate a un experto en conducir Sprints (Como yo 😊).
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Con técnicas como esta, puedes conseguir que el equipo vuelva a centrarse en el trabajo que importa
 
The bigger the challenge, the better the sprint- Cuanto mayor sea el desafío, mejor será el sprint.
— Sprint book
 
A lo largo de la semana, la colaboración del equipo en el Sprint es fundamental. No se sabe qué va a pasar a priori, dado que el nivel de incertidumbre es alto, pero se busca que cada persona contribuya con información relevante, con nuevas ideas o simplemente que aporte observaciones perspicaces acerca de los clientes.

Además, si dentro del equipo se encuentra un alborotador (troublemaker), es mejor. Pero ¡ojo!, no se trata de incluir a un charlatán, sino a una persona inteligente que generalmente va contracorriente, que manifiesta su opinión con intensidad y que en su presencia muchas veces te sientes incómodo. Este tipo de personas ve los problemas de forma diferente que los demás y ,aunque muchas veces no tenga razón, contribuirá a la reflexión efectiva, ayudando a los demás a dar lo mejor de sí mismos.


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La función del facilitador es mantener la información ordenada en donde quiera que la vayáis poniendo
 

El espacio de trabajo

Para idear, se necesita un espacio donde el equipo se pueda mover y una sala de trabajo que sea una especie de “cerebro compartido del equipo”. Tim Brown, el fundador de IDEO, en su libro Change by design asegura que la visualización de todo el material del proyecto de forma simultánea ayuda a identificar patrones y fomenta la síntesis creativa mucho mejor que los ficheros digitales, las notas o las presentaciones de PowerPoint[1]; es decir, que ayuda a pensar más y mejor.

[1] Más información sobre por qué no es buena idea tomar notas en digital: https://www.nytimes.com/2017/11/22/business/laptops-not-during-lecture-or-meeting.html

Las mejores salas para abordar un Sprint son aquellas en las que se puede pintar en las paredes (éstas son como pizarras) pero si no tienes este tipo de salas en tu empresa, puedes utilizar un conjunto de flip-chart o rotafolios. Yo, por ejemplo, suelo emplear una solución Bootstrap, que consiste en disponer un rollo de papel de pintor transformando las paredes de la sala en algo donde se puede trabajar con post-its. Otra posibilidad es disponer de pizarras propiamente dichas, que sin duda es la mejor opción después de las pareces “pintables”.

Pero, ¡Ojo! no dejes que alguien borre el trabajo del día anterior por la noche; busca una sala de reunión de la que el equipo pueda disponer todo el tiempo durante toda la semana y que no tenga que compartir con otros equipos. Además, prohíbe al servicio de limpieza entrar en ella durante los 5 días, y así evitarás que desaparezca información a lo largo de la semana.

El material necesario

No te olvides de disponer del material básico para el trabajo: rotuladores, post-its, tijeras, cartulinas, celo (o mejor la masilla azul o blanca para pegar sin que quede rastro en las pareces tan típica de los ingleses), gomets, reglas… Todo el material necesario para prototipar.

  • Y, por último, el facilitador debe traer consigo un cronómetro que no sea el del móvil (recuerda que los dispositivos electrónicos están prohibidos). Cronometrar a las personas mientras hablan puede ser socialmente incómodo, pero marca pequeños períodos de tiempo que generan la tensión adecuada que se necesita en un Sprint. Los tiempos en este proceso pueden ser desde tres minutos hasta una hora, dependiendo del ejercicio en cuestión.

Puedes echar un vistazo al paquete o kit del sprint que propone el libro en esta página the sprint kit. ¡E incluso comprarlo!


El proceso Sprint

Un proceso Sprint comienza con el establecimiento del reto y termina con la validación del prototipo creado. Cada día tiene un objetivo ambicioso, pero uno solo, y en total se tarda cinco días en completar el proceso:

  • El lunes se establece un objetivo concreto a abordar

  • El martes se realizan bocetos de prototipos de solución

  • El miércoles se decide qué solución es la mejor prototipar

  • El jueves se construye un prototipo a destajo

  • El viernes se enseña a potenciales clientes y se resumen los aprendizajes adquiridos



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