Thanks to RhondaK Native Florida Folk Artist por compartir la foto en unsplash.

En el contexto de hoy en día donde por ahora no podemos juntarnos en una sala para co-crear todos juntos nuevos negocios, ideas o productos, existen plataformas y soluciones digitales que facilitan la colaboración en remoto.

Si tienes un equipo distribuido por el momento, cada uno en su casa y sigues trabajando con ellos para idear cosas nuevas seguro que estás todo el día plataformas de vídeo conferencia y estás sufriendo las consecuencias de este alejamiento forzoso: bajada de la productividad, desánimo, pérdida de foco, desconexión, hartazgo… Y sobre todo la virtualidad nos proporciona en la sesiones de ideación un menor compromiso y una clara falta de la posibilidad de tener dinámicas interpersonales.

Los profesionales de innovación que nos pasamos el día ayudando a equipos a crear y dinamizar eventos de co-creación o de formación en innovación nos estamos rebanando los sesos para encontrar las claves de cómo conducir este tipo de sesiones mientras la gente ha de estar confinada trabajando en sus casas.

Porque antes era tan sencillo como juntar a la gente en una sala espaciosa y disponer de una buena pizarra o pared con la que trabajar, como se muestra en la imagen:

¿Necesitáis volver a crear? Te propongo participar en una sesión de Design Sprint en remoto.Te cuento cómo los utilizo yo 😎😎😎 brevemente.

¿Qué es miro?

Miro es un panel en tiempo real para el diseño y prototipado de nuevas ideas a distancia. Dispone de muchas plantillas, integraciones y diseños a medida y gracias a su uso muchos equipos de innovación podemos avanzar en el trabajo gracias a que sustituye en gran medida las paredes de la sala donde estábamos acostumbrados a poner Post-its y pintar como locos en un Sitio digital completo.

Imagen de miro extraída de https://miro.com/consultants/

El acceso público a una pizarra de miro da la oportunidad de iniciar inmediatamente una sesión de cocreación con todas las personas que disponen del vínculo a esa pizarra o panel. No se pide el registro (log-in) ni la autentificación de usuario. Aunque no se requiera de registro, la confidencialidad del trabajo que se aborda está garantizada. El panel sólo está visible por las personas que disponen del enlace s incluso se puede poner una contraseña de acceso.

En esta plataforma estoy ayudando a equipos de diversa índole a tener sesiones ordenadas de creatividad y diseño. Desde conducir una sesión de generación de ideas o brainstorming, hasta la realización de proyectos de análisis o scouting de solucione existentes. Pero las que más me gustan son las de Design Sprint o prototipado ágil.

En esta pizarra infinita, se puede diseñar fácilmente áreas específicas dedicadas a las sesiones que se quieran conducir. Además, gracias a la necesidad de exponerse a ese «learning by doing» los participantes descubren y aprenden a utilizar la plataforma Miro, que te aseguro no es poca cosa.

¿Qué es Design Sprint?

Como ya te he contado en los posts Cómo adaptar el marco original SPRINT al contexto de la operativa de la necesidad y el tipo de empresa y en El mensaje del libro SPRINT: Cómo resolver grandes problemas y testear nuevas ideas en sólo 5 días, Design Sprint es un marco muy efectivo para aplicar los conocimientos del Design Thinking y poder resolver rápidamente grandes retos, crear nuevos productos, o mejorar los existentes.

Design Sprint, y sobre todo la adaptación a cuatro días que se llama Desing Sprint 2.0, es una propuesta hibridada entre Design Thinking y Lean Startup que a mí me encanta. A diferencia de Design Thinking (o el pensamiento centrado en el diseño), este proceso aborda una serie de pasos concisos y concretos para conseguir un gran resultado en poco tiempo y de forma práctica. Es decir, el marco Design Sprint acota el conocimiento y ayuda aplicar Design Thinking a aquellas personas que no son diseñadores.

Design sprint considera que el tiempo es oro y poner foco es fundamental. Si dispones de un equipo de Diseñadores no digo nada. Pero si lo que necesitas es utilizar parte de las herramientas del Design Thinking para llegar por ti mismo a un resultado, entonces aplica Design Sprint. Una de las grandes ventajas que aporta Design Sprint comparado con Design Thinking es la propuesta de combinar la creatividad individual con la colectiva y limitar enormemente las discusiones sin sentido. Las herramientas que se utilizan a lo largo del proceso de Sprint están diseñadas para reducir las fricciones, eliminar el politiqueo, incrementar la colaboración y poner el foco en las obtención de respuestas (el resultado) y no únicamente en el resultado (productos).

Este formato o distribución de actividades a lo largo de la semana de nuevo cambia cuando el proceso de conduce en remoto: ya no vamos a dedicar cuatro días para abordar un Design Sprint y tampoco vamos a hacer todas las ectividades que se propusieron en el formato inicial. Sencillamente es imposible tener al equipo «enchufado» en miro ocho horas en cuatro días consecutivos.

En definitiva, si necesitas desarrollar productos y quieres adoptar un enfoque centrado en el cliente, entendiendo en profundidad el contexto del problema que se resuelve, aplica Design Thinking. En cambio si lo que quieres es encontrar soluciones a grandes problemas y desarrollar un Mínimo Producto Posible (MVP) de bajo nivel rápidamente psra aprender, aplica Design Sprint.

¿Por qué la combinación Zoom + miro es la combinación perfecta de plataformas para abordar Design Sprints?

Primero porque evita que nos juntemos y nos expongamos a una situación de riesgo😋.

Pero además,

Con el uso de la plataforma de vídeo conferencia se consigue la sincronización de todo el equipo
Con una pizarra virtual, habilitar el «cerebro compartido» que son las pizarras o las pareces en las que se trabaja.

Existen muchísimas aplicaciones de vídeo conferencias. Para mí Zoom es perfecta porque no sólo es bastante estable si no que además es sencilla de manejar y aguanta la presencia síncrona de un número de personas bastante grande, aunque en Design Sprint no se requiera más de unas pocas. Me encanta la forma que tiene esta plataforma, a diferencia de otras, de compartir cosas. Lógicamente se puede utilizar otra herramienta de video conferencia, pero por favor: mantengamos las cosas sencillas. Todavía recuerdo la pesadilla de tener que utilizar plataformas como Adobe Connect o similares tan comunes en los ámbitos universitarios en España 😥😥😥.

Miro es una aplicación de pizarra virtual, destaco las siguientes características:

Una de las ventajas de miro es que no requiere registro. Esto es muy útil es que cuando el equipo entra en el panel pre-diseñado para abordar la sesión, como ya hemos comentado y contribuyen en el panel con alias anónimos tipo “Guest-inventor”👳‍♀️, “Guest-artisan”🧙‍♂️, “Guest-Designer”🤹‍♀️ de forma que en los procesos de diseño y en los de votación no se ven influidos por quien es cada miembro del equipo.

Lo más importante al conducir un Design Sprint remoto es saber qué está haciendo la gente en tiempo real. La gran mayoría de los paneles o pizarras digitales tienen un motón de funcionalidades, pero la realidad es que ¡no hacen falta! Miro también contiene un sinfín de funcionalidades para sacarle partido al hecho de estar en remoto. Pero sólo necesitan algunas de ellas como, por ejemplo: crear Post-its completarlos, poner pegatinas y manejarse en cómo navegar a lo largo del panel. En miro se pueden crear muchos «artefactos» creativos, divertdos y originales que harán que los participantes se centren, disfruten y creen cosas nuevas.

Para abordar un Design Sprint: Entre las plantillas e integraciones que dispone miro están las que ha diseñado los creadores de Design Sprint (Jake Knapp, John Zeratsky et al): Official Remote 5-day Design Sprint, y que es la plantilla oficial para la conducción de un Sprint de cinco días.

Hay otras plantillas específicas de Design Sprint, como las de AJ&Smart's Remote Design Sprint, o la de Remote Design Sprint. Hay otras plataformas que se pueden utilizar, como la de mural, que también dispone de plantilla Remote Design Sprint Template - Mural. Todos ellos son unos lienzos estupendos para utilizar, aunque claro están en inglés 😊.

Se podría utilizar una herramienta de presentación colgada online también tipo Google Slides aunque es mejor centrar a los participantes en una herramienta a a medida para conducir este tipo de sesiones.

Mi plantilla de Design Thinking

Pero no te olvides que lo más importante que las plantillas está el ¡Disponer de un buen facilitador de Design Sprint! De hecho, un buen facilitador hará que la herramienta que utiliza no sea el foco, pues no es lo importante.

Sí estoy certificada por la escula de AJ&Smart 🙃

Pero además tengo bastante experiencia previa como experta en conducción de talleres de ideación, de co-creación, bootcamps y de Design Sprint, por supuesto. La gran mayoría presencialmente, pero con esto de la pandemia, no he dejado pasar la oportunidad de formarme y prepararme para conducir estas sesiones online. Y claro, las sesiones las puedo impartir en inglés o en español.

Mi plantilla de Design Sprint dispone de todo lo necesario para conducir un Sprint adaptado a las necesidades de tu empresa:

espacios ad hoc para cada día y cada actividad
una "barra de progreso" que informa del avance por las actividades y ayuda a ver más de cerca el objetivo.
ejemplos e instrucciones para cada parte del proceso para que nadie se pierda
espacios individuales para el trabajo individual y de grupo
y el uso de varios objetos en la sesión que harán del proceso algo ingenioso

Si quieres que hablemos de la posibilidad de conducir un taller en tu empresa, ¡hablemos! Estaré encantada de resolver todas tu dudas. Puedes escribirme a diana@emprendeaconciencia punto com, contactar conmigo por linkedin, contratarme directamente o desde la plataforma de Malt.