Cómo adaptar el marco original SPRINT al contexto de la operativa de la necesidad y el tipo de empresa
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Qué es Design SPPRINT
Los problemas del mundo real son a menudo muy complejos, muy confusos y difíciles de definir, y por lo general tienen más de una solución ideal. Las técnicas de innovación pueden ayudarnos a cambiar la forma en la que hacemos las cosas. Cuando el contexto es complejo y existe un alto nivel de incertidumbre sobre cómo atacar los retos existentes, podemos intentar modificar la perspectiva o probar a hacer cosas nuevas para simplificar el problema. En este contexto, si se combinan adecuadamente las metodologías, filosofías y herramientas del Design-Thinking, Lean y Agile se puede encontrar una solución innovadora.
Design Sprint (En adelante SPRINT) es un método de prototipado ágil que establece un proceso para resolver rápidamente grandes desafíos, crear nuevos productos o mejorar los existentes. Proporciona un marco que reduce los riesgos de la innovación, alinea a los equipos en la misma visión y, finalmente, ahorra dinero y tiempo. Este método hibrida muy bien las metodologías y herramientas anteriormente mencionadas para incrementar la capacidad de innovación de las empresas y otro tipo de organizaciones.
Todas estas metodologías se basan en la idea de que el diseño de servicios se puede llevar a cabo interaccionando con las personas que se supone que van a participar en el servicio. En concreto SPRINT es un sistema específico que coordina las fases de ideación, prototipado y validación del proceso creativo pero que es adaptable a las necesidades de la organización, permitiendo verificar la viabilidad de una idea antes de ponerla en práctica.
“El objetivo de un SPRINT no es escupir una solución perfecta al final de una semana, sino obtener retroalimentación sobre una o dos de las muchas soluciones posibles. ”
Como resultado de ejecutar este proceso, se obtendrá un prototipo interactivo de baja fidelidad del servicio que se busca y se podrá recabar la experiencia directa del usuario de forma realista. Se despejarán las incertidumbres sobre las hipótesis iniciales y se podrá decidir cómo continuar (por ejemplo, iterando para acercarse a una solución de trabajo). SPRINT es en definitiva un marco que ayuda a identificar y resolver los riesgos, problemas o dificultades y a establecer los próximos pasos del equipo, consiguiendo que la toma de decisiones se vuelva mucho más ágil.
El método original, llamado “Design Sprint” se ejecuta en tan solo una semana (cinco días intensivos) y fue ideado dentro de Google. Esta metodología se adapta a todo tipo de organizaciones y proyectos. Existen casos de éxito en rediseño de modelos de negocio, procesos de trabajo, educación, cambio cultural dentro de las empresas, juegos de mesa e incluso se ha utilizado ¡en el diseño de snacks!
Adaptación de Design SPRINT
SPRINT descompone el proceso de diseño y resolución de problemas en un proceso repetible que puede ser aplicado por cualquier persona. Organizaciones como empresas de servicios pueden adaptar SPRINT a sus necesidades y características.
Cuando llego a un cliente, siempre explico las ventajas y beneficios de este proceso, y siempre toca adaptarlo a las necesidades que tiene:
Adaptar el marco original SPRINT al contexto de la operativa de la necesidad y el tipo de emprensa.
Ejecutar el proceso de prototipado SPRINT adaptado, aplicándolo a lo que necesitan: diseño de producto o de servicio.
Que el equipo aprenda a ejecutar un proceso de innovación bajo este marco claro, eficiente y rápido, que se puede repetir para la resolución de otros retos.
Si tu equipo no puede dedicar las 6 horas al día de forma intensiva a lo largo de una semana laboral, tendrás que alargar o acortar el proceso, pero intentar contemplarlo en su totalidad:
Nota: Que se repita el paso 3 tiene un sentido :). Sigue leyendo.
Una opción que está pegando fuerte es reducir SPRINT a 4 días que está siendo la norma en SPRINT 2.0 como explica Dmitri Romanovski en “Design Sprint 2.0 at a glance: the 4-day process”
Otra consiste en reducir SPRINT a 4 horas, tal y como lo cuenta Laura Moldovan en su post “The 4-hour design sprint: How we did it, what we learned, and would we do it again?”
En mi caso yo prefiero alargarlo, pero que se lleve a cabo de forma continuada:
Sesiones de comprensión (3 reuniones de dos horas, o 2 reuniones de 4 horas, ¿Quizás una sola sesión de 4h?): El resultado de esta parte es acordar ente todos un objetivo concreto para trabajar. Se divide introduce el Reto, se realizan entrevistas a los expertos y se pinta el viaje del usuario para entender qué está pasando y dónde está el problema (se utilizará la herramienta User Journey Map ). Durante la segunda sesión, se conduce al equipo por un proceso de ideación (usando la técnica de ideación How Might We? ) y se selecciona el problema correcto en el que concentrarse.
Sesiones de divergencia (2 reuniones de dos horas, o una sesión de 4 horas): En esta etapa se da rienda suelta a la creatividad tanto individual como colectiva para tener la garantía de valorar todas las opciones posibles. Consiste en esbozar múltiples soluciones para abordar el problema y tomar decisiones (se utilizarán las técnicas de Sketching y el método de prototipado en cuatro pasos, que propone el método para abrir el abanico de posibles soluciones). Además, se empezará a identificar las personas adecuadas para la fase final de validación.
Sesiones de convergencia (3 reuniones de dos horas, o dos sesiones de 3 horas): Como resultado de esta parte, de acotará el alcance del prototipo definitivamente. Se realiza la toma de decisiones y se aborda el trabajo en el diseño del detalle de la solución propuesta trabajando en el diseño de la solución final (se utilizará las herramientas Storyboard y el Canvas del prototipo).
Sesiones de prototipado (3 reuniones de dos horas, o dos sesiones de 3 horas): Este apartado es el de mayor intensidad pues se construye el prototipo. Abordar el desarrollo del servicio (diseño de Wireframes) y realizar las pruebas necesarias que permitan minimizar riesgos en la ejecución de la última fase.
Sesiones de validación (5 entrevistas de 30 minutos en un solo día y una sesión de 2 horas de conclusión o 4 reuniones de dos horas): Como resultado de estas sesiones se obtendrá la opinión valiosa de la muestra seleccionada. Conducir las entrevistas de solución con los usuarios seleccionados (realización de un mínimo de 5-6 entrevistas con los interesados) y tener una sesión final para la identificación de patrones y extracción de conclusiones.
TRUCOS PARA APLICAR DESIGN SPRINT DE FORMA EFICIENTE
A menudo me encuentro con dificultades para adaptar este proceso a las necesidades de la empresa donde entro a enseñarlo. Resumo los trucos para solventar las dificultades que me encuentro:
La ausencia de un trabajo de detalle inicial para identificar y detallar todas las partes de detalle y personas involucradas en el reto que quieren resolver. Que un Sprint sea un proceso muy rápido no significa que no se tenga que entrar en el detalle. El trabajo de preparación antes del SPRINT es tan importante como el que se lleva a cabo durante el mismo.
La falta de apoyo o implicación del equipo directivo para provocar un cambio cultural en la ejecución de un proceso crítico. SPRINT hace posibles resultados de impacto, pero no establece qué pasos se han de dar a continuación.
Debilidades del equipo de diseño de Sprint, que no se seleccionan a las personas adecuadas o se seleccionan demasiadas por aquello de tener menos tiempo. No es lo mismo gestionar en una sala a 7-8 personas que a 15-20. Una de las claves de ejecutar un SPRINT es la cohesión del equipo. El equipo SPRINT está compuesto normalmente de 5 a 7 personas con diferentes áreas de experiencia. Se busca que cada persona contribuya con información relevante, con su experiencia, con nuevas ideas o simplemente que aporte observaciones perspicaces acerca de los usuarios. Para conseguir un equipo cohesionado y eficaz durante el proceso, se ha de respetar los perfiles/roles que se consideran imprescindibles dentro de un SPRINT (Decisor, Sprinters, Expertos, Facilitador y “alborotador”)
La falta de intensidad: En el marco original se establecen como necesarias un total de seis horas de trabajo al día y cinco jornadas consecutivas. En estas sesiones se pide al equipo la completa concentración en el proceso, no pudiendo utilizar apenas dispositivos electrónicos como móviles o tabletas. Este formato se puede adaptar, pero hay que encontrar una frecuencia de trabajo que nos permita adquirir el suficiente impulso como para probar y experimentar nuevas ideas en vez de postergarlas para siempre. Para que SPRINT funcione es fundamental que el proceso sea intensivo y por eso se proponen sesiones consecutivas. Todos los días el equipo se junta y se aborda un parte del trabajo de forma regular sin hacer otra cosa durante la sesión. Aunque parezca imposible, prohibir los dispositivos electrónicos en la sala como móviles y portátiles (a excepción de las sesiones de prototipado) es adecuado.
No disponer de un espacio de trabajo adecuado para un proceso SPRINT: Se necesita una sala de trabajo amplia donde el equipo se pueda mover y donde se puedan utilizar todas las paredes para colgar los resultados de las sesiones y que permanezcan accesibles en la misma pared durante todas las sesiones del proceso. La visualización de todo el material del proyecto de forma simultánea ayuda a identificar patrones y fomenta la síntesis creativa mucho mejor que los ficheros digitales, por eso es importante que no se quiten del lugar de trabajo entre sesión y sesión. En caso de que esto no sea posible, se pueden utilizar un conjunto de pizarras desplazables (al menos dos), flip-chart o rotafolios, pero en ningún caso se recomienda guardar el resultado del trabajo de sesión en sesión, pues se corre el riesgo de perder información y tiempo de preparación.
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